Коммерческие организации зачастую вынуждены арендовать офисы, складские помещения, оборудование, земельные участки, железнодорожные тупики и т.д.
В тексте договора аренды, заключенного между арендатором и собственником, должны быть конкретно оговорены все мелочи взаимоотношений:
— объект договора аренды,
— местоположение объекта,
— сроки оплаты за пользование,
— за чей счет производится ремонт,
-срок действия договора и т.д.
Траты, связанные с арендой, или с получением общего дохода, подлежат вычету в соответствии с пунктами 1, 2 статьи 92 Налогового кодекса РК, подтверждённых документами, об этих расходах, или с получением суммарного годового дохода. Констатируется, что данные расходы подлежат вычету в том налоговом периоде, в котором они фактически произведены, за вычетом расходов будущих периодов.
На вычеты следует брать только реальные расходы. В соответствии с пунктом 16 статьи 10 Налогового кодекса используется метод начислений – метод налогового учета, согласно которому независимо от времени оплаты доходы и расходы учитываются с момента выполнения работ, предоставлении услуг, отгрузки товаров с целью их реализации и оприходования имущества.
Из этого следует, что на вычеты следует учитывать все признанные расходы, независимо от времени оплаты, при наличии документов.
Согласно пункту 4 ст.113 Налогового кодекса, расходы, связанные с заменой деталей (частей) основных средств, используемые на условиях аренды, производимые в целях сохранения и поддержания технического состояния основного средства в соответствии с технической документацией, которые не увеличивают нормативного срока службы основных средств и не повышает производственной мощности, произведенные арендатором в отношении арендуемых основных средств, не возмещаются арендодателем в соответствии с договором аренды, подлежат вычету в соответствии со статьей 92 настоящего кодекса.
На вычеты можно взять всю сумму затрат при соблюдении следующих условий:
- Наличие копий технической документации основного средства (подлинник находится у арендодателя);
- договор аренды коммерческой недвижимости (офис, производственное помещение, склад, оборудование);
- наличие всех документов, подтверждающие расходы на ремонт основного средства: кассовые чеки, акты выполненных работ, накладные, счет-фактуры, договор на ремонт;
- факт на возмещение затрат арендодателем.
Если арендодатель является плательщиком НДС, то он выдает акт выполненных работ и счет-фактуру с выделением НДС. Следует обратить внимание на условия аренды земли в соответствии с пунктом 2 ст.226 Налогового кодекса, аренда земельного участка, в том числе субаренда, освобождается от налога на добавленную стоимость, за исключением платы за предоставление земельного участка для парковки или хранения автомобилей, а также транспортных средств.
На практике часто встречаются случаи, когда в договоре аренды складов, офисных и производственных помещений или по соглашению сторон арендатор возмещает арендодателю стоимость затрат по электроэнергии, коммунальным услугам, абонентскую плату за телефон, междугородние телефоны сверх платы за аренду помещения. Арендатор получает от арендодателя счет-фактуру с вышеперечисленным наименованием работ.
Рассмотрим порядок отнесения затрат по аренде с учетом видов затрат.
При заполнении годового отчета следует расшифровать контрагентов, от которых получены товары и услуги. На предоставление некоторых видов услуг, согласно закону «О лицензировании», наличие лицензии обязательно. Согласно вышеуказанному закону, производство и предоставление услуг в области связи, покупка в целях перепродажи электрической энергии, специальное водопользовании относятся к видам деятельности, подлежащим обязательному лицензированию. В случаи отсутствия у арендодателя лицензии на эти виды услуг, арендатор просто возмещает ему стоимость этих затрат от поставщика. Поэтому, чтобы не отражать в перечне предприятий, предоставляющих услуги связи, электроэнергии, арендодателя, следует отнести эти затраты на аренду.
Иногда бывают случаи аренды железнодорожного тупика. Многие бухгалтеры оплату аренды относят на железнодорожные услуги, что неправильно, потому что имеет место только аренда тупика. «…Перевозка пассажиров и грузов железнодорожным, речным, морским, воздушным путем» является лицензионным видом деятельности в соответствии с пунктом 20 ст.9 закона «О лицензировании». В этом случае данные расходы также следует относить на аренду.